الإستفادة من الوقت وإستغلاله هو الذي يحدد الفارق بين الناجح والفاشل، فالصفة المشتركة الملاحظة في الأشخاص الناجحين هي قدرتهم على الموازنة بين الأهداف والواجبات.

وقد تكون إدارة الوقت صعبة وغالبًا ما يكون من الصعب إيجاد التوازن المثالي بين المهام ومعرفة ما يجب تحديد أولوياته، عادة ما يكون يوم الرئيس التنفيذي في المكتب ممتلئًا بالمكالمات والاجتماعات والمواعيد المتعددة والسفر.

ولكن معظمهم وصلوا إلى ما هم عليه اليوم لأن مهاراتهم في إدارة الوقت سمحت لهم بالتوفيق بين مسؤوليات متعددة مع بقائهم قادة فعالين.

– لماذا إدارة الوقت مهمة؟

يعد تطوير مهارات إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية لتصبح شخصًا منتجًا بدرجة عالية، ولا يأتي معظمنا مبرمجًا مسبقًا على معرفة كيفية إستخدام وقتنا بالطرق الأكثر فعالية. 

ولكن يتعين علينا التدرب على الطرق التي يمكننا من خلالها إستخدام الساعات الثمينة التي لدينا في اليوم بشكل فعال، خلاف ذلك يمكن أن نشعر وكأننا ببساطة ندير السيارة ثم لا نتحرك بها إلى أي مكان.

يمكن إعتبار إدارة الوقت شكلاً من أشكال الرعاية الذاتية والتفاني في تحسين الشخصية.

لقد قررنا أن نحاول ونساعد في جعل الأمور أسهل قليلاً من خلال جمع بعض من النصائح المهمة لإدارة الوقت يستخدمها الرؤساء التنفيذيون الناجحون والتي يمكنك أنت أيضاً تنفيذها على الفور:

١- العمل مع الآخرين وتمكين فريقك

 جزء من القدرة على استخدام الوقت بشكل فعال هو الوثوق بفريقك للقيام بعمل جيد من خلال قيادتهم بفعالية.

يجب على الرؤساء التنفيذيون تفويض المسؤوليات إلى مرؤوسين موثوقين حتى يتمكنوا من تكريس وقتهم وطاقتهم وتركيزهم على المهام ذات المستوى الأعلى التي تتطلب إهتمامهم.

٢- كن ذكياً فى إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

يقضي المديرين والرؤساء التنفيذيون جزءًا كبيرًا من وقتهم في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، والتي تصبح أحيانًا استنزافًا هائلًا للوقت، لذلك يجب أن تكون منظمًا فى إدارة الرسائل الخاصة بك.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء مجلدات بناءً على الأولوية، أو المشروع، ووضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى الاهتمام.

يستخدم مؤسس شركة Microsoft بيل جيتس هذا التكتيك الدقيق لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به.

٣- إستخدم ساعة ذكية Smart Watch

إذا كنت من نوع المدير الذي يحب أن يكون على رأس كل شيء، فإن إمكانية الوصول إلى إشعاراتك ورسائل البريد الإلكتروني أثناء التنقل أمر لا بد منه.

فهذه الساعة حتى عندما تكون بعيدًا عن هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فأنت على علم بالمكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا إستخدام ساعتك الذكية لإرسال تذكيرات إليك بشأن مهام معينة حتى لا تتأخر أبدًا.

٤- خذ وقتك في التفكير

يعتقد جيف وينر، الرئيس التنفيذي لشركة LinkedIn بقوة أن وجود وقت للتفكير أمر مهم. يقول إن “جزءًا من مفتاح إدارة الوقت هو تخصيص وقت للتفكير بدلاً من التفاعل المستمر”.

كما أن تجنب الرد والتفاعل بكثرة يساعد بشكل كبير في إتخاذ قرارات إدارية أفضل، ويمنحك وقتًا حيويًا للنظر في الإحتمالات والحلول لمشاكل موجودة بالفعل، أو مشاكل قد تطرأ في أي لحظة.

٥- صنّف أيامك وحدد أولوياتك

يعد تصنيف أيامك طريقة مفيدة للتركيز على المهام والتأكد من قضاء وقتك بشكل جيد.

جاك دورسي، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Twitter و Square، يعطي كل يوم موضوعًا أو عنواناً، مثلاً موضوع أو أولوية اليوم هي “تطوير قسم الإعلانات”.  

بحيث يكون بذلك قادرًا على إدارة كل من شركتيه، دون أن تفيض المهام من شركة إلى الأخرى، فتصبح خارجة عن السيطرة.

٦- كن صارمًا بشأن الإجتماعات

يمكن أن تكون الإجتماعات غالبًا مصدر الوقت الضائع للمديرين التنفيذيين.

يتعامل Adora Cheung، الرئيس التنفيذي لشركة Homejoy مع هذا من خلال إنشاء جداول أعمال صارمة للاجتماعات.

يمكنك إرسال مستند Google قبل الإجتماع بحيث يكتب المشاركون الموضوعات التي يريدون مناقشتها، ثم يعطي Adora الأولوية لهذه الموضوعات، وإذا لم تكن مدرجة في القائمة، فلن تتم مناقشتها بالمرة.

٧- حجب عوامل الإلهاء مثل وسائل التواصل الإجتماعي

يمكن أن يؤدي إستخدام حسابات وسائل التواصل الإجتماعي إلى تشتيت إنتباهك عن عملك، لذلك يجب أن يكون لدى الشركات التي تستخدم منصات التواصل الإجتماعي للتسويق والإعلان موظفون مختصون في المبيعات والتسويق، للتعامل مع التعليقات والإستفسارات.

ليس من مهمة الرئيس التنفيذي تتبع الأنشطة على وسائل التواصل الإجتماعي، فقط تقرير من قسم المبيعات والتسويق حول أداء أنشطة وسائل التواصل الإجتماعي هو أكثر ما يهمك.