التواصل ومتابعة الأعمال خطوة هامة للغاية في التجارة بشكل خاص، وفي أي من مجالات الأعمال الأخري بمختلف أنواعها بشكل عام. وله عدة طرق أبرزها البريد الإلكتروني أو الرسائل الإلكترونية.

يتم هذا النوع من التواصل عبر منصات بريد إلكتروني متعددة ومعروفة، وفي أغلب مواقع التجارة الإلكترونية يتم التراسل بين البائع والمشتري داخل الموقع ذاته.

في أحيان أخرى يتم التراسل عن طريق البريد الإلكتروني الشخصي، أو الخاص بالشركة، والمهم هنا هو كيفية كتابة الرسالة وليس المنصة أو نوع البريد الإلكتروني المستخدم.

مرتبط: كيفية عمل بريد الكتروني واستخدامه في المراسلة

أما لغة التواصل المعتادة فهي اللغة الإنجليزية ومن المعروف أنها اللغة السائدة في المعاملات الدولية، ومع ذلك لايشترط أن تكون محترفاً لها.

لكن علي الأقل لابد من تعلم أهم المصطلحات المتعلقة بمجال العمل إن كان يتطلب التعامل مع شركات دولية.

في هذا المقال سنبين أفضل طريقة لكتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية، وماهي أهم الأمور التي يجب تضمينها داخل الرسالة، بجانب نصائح أخرى حول كتابة البريد الإلكتروني.

فالطريقة التي يتم بها كتابة الرسالة لها تأثير كبير في جذب المشتري لفتحها وقرائتها، وتساعد على الجانب الآخر المشتري في إيصال متطلباته بوضوح ودون أدنى مشكلة أو تضييع للوقت.

إقرأ أيضاً: إحذر فتح هذا النوع من البريد الإلكتروني! 

– أفضل طريقة لكتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية

١- لا تكثر من إرسال البريد الإلكتروني

لا تمطر عملائك بالرسائل الترويجية إذا كنت بائعاً، لأن الكثير يملون هذا الأمر، وقد يستقبل الواحد منا عشرات الرسائل يومياً لكن لايقوم بفتح جميع الرسائل بالطبع نظراً لضيق الوقت.

٢- الدخول في صلب الموضوع مباشرة

تكلم في الموضوع مباشرة دون مقدمات طويلة، فمستلم الرسالة يريد دائمًا معرفة المطلوب منه في أسرع وقت دون الإضطرار إلى القراءة طويلاً.

دائماً إختصر الموضوع، وقم بذكر الغرض مباشرة بشكل لايخل بالرسالة، وفي نفس الوقت يراعي وقت الآخرين.

٣- الإهتمام الجيد بموضوع الرسالة ‘Subject’ 

الموضوع هو عنوان الرسالة، وعليه عامل كبير في مدى إستجابة المستلم وتفاعله مع البريد الإلكتروني المرسل.

فإذا كان جذاباً يقوم المستلم بفتح الرسالة من بين عشرات أو حتى مئات الرسائل التي تصله، وإن لم يكن كذلك فيذهب مباشرة إلى سلة المهملات، يجب تحديد الموضوع مع الإختصار قدر الإمكان.

٤- الأسلوب المهذب

الأسلوب المهذب يعد من أهم جوانب البريد الإلكتروني الجذاب، فهو يعطي إنطباعاً جيداً لدي المستلم ويجعله أكثر إستجابة وتفاعلاً مع الرسالة، مع الإحترام والتقدير للمرسل.

٥- عدم المبالغة في التودد إلى المرسل إليه 

لا يجب المبالغة في التودد بشكل يجعلك تبدو صديقاً مقرباً للمستلم، خاصة للمشتري لأن ذلك غالباً يدخل الشك إلى مستلم الرسالة، ويشعره أن المرسل يريد إستدراجه لشئ ما.

٦- الإهتمام بشكل الرسالة وتنسيق الكتابة 

يجب الإهتمام بتنسيق الرسالة من ناحية حجم ونوع ولون الخط أو لون الخلفية، ويفضل دائماً عدم إستخدام الألوان في الخلفية، وإن كان لابد فيفضل الإبتعاد عن الألوان الفاقعة أو الداكنة حتى لاتبدو الرسالة كئيبة وغير مريحة.

٧- مراجعة نص الرسالة جيداً قبل إرسالها

وذلك لتصحيح أي أخطاء إملائية أو لغوية حتى لا يظن المستلم أن الراسل شخص مهمل، فالتنسيق الجيد يضفي صبغة إحترافية على كاتب الرسالة، ويظهر مدى إهتمامه بالأمر، ويزيد على الجانب الآخر من إهتمام المستلم بالأمر.

– أهم ما يجب كتابته داخل رسالة البريد الإلكتروني

لابد في الرسالة الإلكترونية من أخذ بعض الأركان الأساسية في الإعتبار كالتي سنذكر الآن، لأنها تجعل البريد الإلكتروني محترفاً ومنسقاً وجيد الأسلوب:

١- عنوان أو موضوع الرسالة ويكتب في خانة Subject.

٢- سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوماً مع وضع كلمة Hi أو Hello أوDear إلى آخره، وفي حالة عدم معرفة الإسم يمكن كتابة Hi There أو Dear Sir/Madam.

٣- سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل التمنيات بيوم سعيد أو أن كل شئ يسير بشكل جيد، مثل Good Day، أو Good Morning.

إذا كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة نبذة قصيرة عن الشركة ومجال عملها، بحيث لا تتجاوز سطراً أو سطرين على الأكثر، لعدم إدخال الملل على قارئ الرسالة.

٤- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، مثلاً مطلوب قطع غيار سيارة تويوتا بمواصفات كذا، بكمية كذا، إلى دولة كذا بنظام تعاقد كذا، إلى آخر التفاصيل.

أو في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإذا كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.

٥- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدماً، والتطلع إلى العمل معكم بشكل مستمر، وبناء علاقة عمل طويلة الأمد مع شركتكم الموقرة.

Thanks in advance, and looking forward to establishing a long term business relationship with your esteemed company.

٦- سطر الرسالة الأخير، توقيع مرسل البريد (كما بالمثال القادم) يحتوي على كلمة مثل Regards أو Best Wishes، ثم الإسم، ثم المنصب في الشركة، ثم العنوان، ثم الموقع ورقم الهاتف، أو تفاصيل الإتصال.

– مثال لرسالة بريد إلكتروني من مستورد إلى أحد المصدرين

نورد لكم مثال لنص رسالة بريد إلكتروني يمكن القياس عليه في أي رسالة بريد إلكتروني تود كتابتها، سواء كنت بائع أو مشتري، ويمكن نسخها مع تغيير بعض البيانات، وإختيار كلمة واحدة من التي بينها الأقواس، ثم وضعها في الرسالة وإرسالها:

Subject: Interested In Your Product

(Hi There) – (Hi….) – (Dear Sir/Madam

Good Morning) – (Good Day) , am writing on behalf of Silk Line International ltd. Specialized in Import and Export services, located in Egypt

We have been looking at your company profile and we are interested in making business with you regarding your product…..therefore we looking at receiving a detailed quotation with your best price, Specifications are… Quantity is…. FOB, to….port

Looking forward to hearing from you soon, and hope to establish a long term business relationship with your esteemed company

Regards,

Sender’s name

General Manager – Company Name

Address: Company Address

website: www.website.com

Phone no. 012345678

الخلاصة أن البريد الإلكتروني يعد أحد أهم وسائل التواصل، ويمكن من خلاله إقامة علاقة فعالة ومتينة، على أسس الإحترام والتقدير بين البائع أو المشتري.

فالكلام له تأثير سحري، ويمكن بمجرد كلمات حل أي مشكلة تواجه أي طرف من الأطراف، فلابد أن يكون الخطاب بطريقة مهذبة ومنسقة ومختصرة سواءً كان الراسل هو البائع أو المشتري.