هناك وثيقة في مجال الإستيراد والتصدير تسمى الفاتورة الأولية أو المبدئية (Proforma Invoice) وهي فاتورة يعطيها المصدر للمستورد كخطوة أولى أو تعاقد أولي.

يقوم فيها ببيان السعر والمواصفات وطريقة الشحن وطريقة الدفع التي يتم الإتفاق عليها، بجانب بيانات أخرى سنبينها لاحقاً.

مرتبط: كيف تبدأ العمل في مجال الإستيراد والتصدير

الفاتورة الأولية وثيقة لازمة في الإجراءات البنكية المتعلقة بعملية دفع ثمن المنتجات، أو الدفعة المقدمة المتفق عليها.

فأي مستورد يتعاقد مع شركة لإستيراد بضائع يقوم بطلب تلك الفاتورة لإتمام عملية تحويل الثمن وبدونها لن يقوم البنك بإجراء تلك العملية.

وتعتبر الفاتورة الأولية كذلك عقداً بين المصدر والمستورد لأنها تحتوي على جميع التفاصيل المتعلقة بالشحنة.

– كيف تنشئ فاتورة أولية؟

في أي مكان في العالم وبواسطة أي مصدر يتم عمل الفاتورة الأولية للمستورد بنفس الطريقة، وهي بسيطة ومتشابهة وتحتوي على نفس البيانات تقريباً بحسب الإتفاق بين المستورد والمصدر، والبيانات الأساسية تكون كالآتي:

١- إسم وعنوان شركة التصدير.

٢- التاريخ ورقم الفاتورة.

٣- ميناء التصدير.

٤- إسم وعنوان وهاتف الشركة المستوردة.

٥- وصف وكمية وتكلفة المنتج الإجمالية.

٦- نوع التعاقد ومايشمله إجمالي التكلفة من شهادات أو غيرها.

٧- بيان العبوة أو طريقة تعبئة البضائع.

٨- مدة الشحن ووصول البضائع بالتقريب.

٩- طريقة الدفع بالتفصيل.

١٠- تفاصيل حساب بنك التاجر (المصدر).

١١- بلد منشأ البضائع.

فإذا كنت المصدر فيجب عليك تقديم فاتورة أولية للمستورد عند التعاقد، تكون مختومة بختم الشركة وممضية من قبل المدير المسؤول.

وإذا كنت المستورد فيجب أن تطلب فاتورة أولية مختومة وممضية بختم الشركة المصدرة لتستطيع تحويل الثمن المتفق عليه.

ويتم عمل تلك الفاتورة بواسطة برامج مثل Word الذي تقدمه شركة مايكروسوفت أو Pages الذي تقدمه شركة أبل، عن طريق الكتابة العادية أو إختيار قوالب فواتير جاهزة توفرها تلك البرامج.

ويمكنك الإستعانة بالصورة السابقة مع تغيير البيانات ووضع بيانات شركتك، ثم قم بطبعها وختمها وإمضائها ثم أرسل نسخة للمستورد عن طريق البريد الإلكتروني.

– الفرق بين الفاتورة الأولية والفاتورة التجارية

الفاتورة التجارية (Commercial Invoice) هي إحدى المستندات التي يعطيها المصدر للمستورد وهي لازمة في عملية التخليص الجمركي لكنها تختلف تماماً عن الفاتورة الأولية من حيث كمية المعلومات المدونة فيها وهي كالآتي:

١- الإسم الرسمي وعنوان الشركة.

٢- تاريخ ورقم الفاتورة.

٣- جدول يحتوي على وصف البضاعة – كميتها – سعر الوحدة – إجمالي تكلفتها.

٤- ختم الشركة الرسمي.

وكما هو ملاحظ فالبيانات المدونة في الفاتورة التجارية ليست كثيرة وتخص البضائع بشكل أكبر دون التطرق لطريقة الدفع أو الشحن أو التعاقد أو غير ذلك.

وأخيراً في كل الحالات إحرص على عمل فاتورة بسيطة ومنسقة وتبدو إحترافية وتحتوي على كل المعلومات اللازمة، لأن ذلك سيعطي إنطباعاً أولياً إيجابياً عن شركتك، وسيعطي كذلك ثقة أكبر في منتجاتك أو خدماتك.