أفضل طريقة لكتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية

معظم رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها خصوصاً للأغراض التجارية يتم محوها قبل قرائتها بسبب عدم إنتقاء كلمات موضوع الرسالة.

- إعلان -

مدة القراءة: 4 دقائق

التواصل ومتابعة الأعمال يعد خطوة حساسة في مجال التجارة بشكل خاص، وفي أي من مجالات الأعمال الأخري بمختلف أنواعها، والتواصل له عدة طرق أبرزها البريد الإلكتروني أو الرسائل الإلكترونية.

يتم هذا النوع من التواصل عبر منصات بريد إلكتروني متعددة ومعروفة، وفي أغلب مواقع التجارة الإلكترونية يتم التراسل بين البائع والمشتري داخل الموقع ذاته.

في أحيان أخرى يتم التراسل عن طريق البريد الإلكتروني الشخصي، أو الخاص بالشركة، والمهم هنا هو كيفية كتابة الرسالة وليس المنصة أو نوع البريد الإلكتروني المستخدم.

- إعلان -

مرتبط: كيفية عمل بريد الكتروني واستخدامه في المراسلة

أما لغة التواصل المعتادة فهي اللغة الإنجليزية ومن المعروف أنها اللغة السائدة في المعاملات الدولية، ومع ذلك لايشترط أن تكون محترفاً لها.

لكن علي الأقل لابد من تعلم أهم المصطلحات المتعلقة بمجال العمل إن كان يتطلب التعامل مع شركات دولية.

في هذه المقالة سنبين أفضل طريقة لكتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية، وماهي أهم الأمور التي يجب تضمينها داخل الرسالة، بجانب نصائح أخرى حول كتابة البريد الإلكتروني.

فالطريقة التي يتم بها كتابة الرسالة حتماً لها تأثير في جذب المشتري لفتح الرسالة وقرائتها، وتساعد علي الجانب الآخر المشتري في إيصال متطلباته بوضوح ودون أدني مشكلة أو تضييع للوقت.

- إعلان -

إقرأ أيضاً: إحذر فتح هذا النوع من البريد الإلكتروني! 

– أفضل طريقة لكتابة بريد إلكتروني باللغة الإنجليزية

١- لا تكثر من إرسال البريد الإلكتروني

لا تمطر عنلائك بالرسائل الترويجية إذا كنت بائعاً، لأن الكثير يملون هذا الأمر وقد يستقبل الواحد منا عشرات الرسائل يومياً لكن لايقوم بفتح جميع الرسائل بالطبع نظراً لضيق الوقت.

٢- الدخول في صلب الموضوع مباشرة

تكلم في الموضوع مباشرة دون مقدمات طويلة، فمستلم الرسالة يريد دائمًا معرفة المطلوب منه في أسرع وقت دون الإضطرار إلي القراءة طويلاً.

دائماً إختصر الموضوع، وقم بذكر الغرض مباشرة بشكل لايخل بالرسالة، وفي نفس الوقت يراعي وقت الآخرين.

- إعلان -

٣- الإهتمام الجيد بموضوع الرسالة ‘Subject’ 

الموضوع هو عنوان الرسالة وعليه عامل كبير في مدي إستجابة المستلم وتفاعله مع البريد الإلكتروني المرسل.

فإن كان جذابا يقوم المستلم بفتح الرسالة من بين عشرات أو حتي مئات الرسائل التي تصله، وإن لم يكن كذلك فيذهب مباشرة إلى سلة المهملات، فالمطلوب هو تحديد الموضوع مع الإختصار قدر الإمكان.

٤- الأسلوب المهذب

الأسلوب المهذب يعد من أهم جوانب البريد الإلكتروني الجذاب، فهو يعطي إنطباعاً جيداً لدي المستلم ويجعله أكثر إستجابة وتفاعلا مع الرسالة مع الإحترام والتقدير للمرسل.

٥- عدم المبالغة في التودد إلي المرسل إليه 

لا يجب المبالغة في التودد بشكل يجعلك تبدو صديقاً مقرباً للمستلم، خاصة للمشتري لأن ذلك غالباً يدخل الشك في قلب مستلم الرسالة ويشعره أن المرسل يريد إستدراجه لشئ ما.

٦- الإهتمام بشكل الرسالة وتنسيق الكتابة 

يجب الإهتمام بتنسيق الرسالة من ناحية حجم ونوع ولون الخط أو لون الخلفية، ويفضل دائماً عدم إستخدام الألوان في الخلفية، وإن كان لابد فيفضل الإبتعاد عن الألوان الفاقعة أو الداكنة حتي لاتبدو الرسالة كئيبة وغير مريحة.

- إعلان -

٧- مراجعة نص الرسالة جيداً قبل إرسالها

وذلك لتصحيح أي أخطاء إملائية أو لغوية حتي لا يظن المستلم أن الراسل شخص مهمل، فالتنسيق الجيد يضفي صبغة إحترافية علي كاتب الرسالة ويظهر مدي إهتمامه بالأمر، ويزيد كذلك علي الجانب الآخر من إهتمام المستلم بالأمر.

– أهم ما يجب كتابته داخل رسالة البريد الإلكتروني

لابد في الرسالة الإلكترونية من أخذ بعض الأركان الأساسية في الإعتبار كالتي سنذكر الآن، لأنها تجعل البريد الإلكتروني محترفاً ومنسقاً وجيد الأسلوب:

١- عنوان أو موضوع الرسالة ويكتب في خانة Subject.

٢- سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوماً مع وضع كلمة Hi أو Hello أوDear إلي آخره، وفي حالة عدم معرفة الإسم يمكن كتابة Hi There أو Dear Sir/Madam.

٣- سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل التمنيات بيوم سعيد أو أن كل شئ يسير بشكل جيد، مثل Good Day, أو Good Morning.

- إعلان -

إذا كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة نبذة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطراً أو سطرين علي الأكثر، لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.

٤- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، مثلا مطلوب قطع غيار سيارة تويوتا بمواصفات كذا، بكمية كذا، إلي دولة كذا بنظام تعاقد كذا، إلي آخر التفاصيل.

أو في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإن كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.

٥- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدماً، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل طويلة الأمد مع شركتكم الموقرة.

Thanks in advance, and looking forward to establishing a long term business relationship with your esteemed company.

- إعلان -

٦- سطر الرسالة الأخير، توقيع مرسل البريد (كما بالمثال لاحقاً) يحتوي علي كلمة مثل Regards أو Best Wishes، ثم الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان ثم الموقع ورقم الهاتف أو تفاصيل الإتصال.

– مثال لرسالة بريد إلكتروني من مستورد إلي أحد المصدرين

نورد لكم مثال لنص رسالة بريد إلكتروني يمكن القياس عليه في أي رسالة بريد إلكتروني تود كتابتها سواء كنت بائع أو مشتري، ويمكن نسخها مع تغيير بعض البيانات وإختيار كلمة واحدة من التي بينها الأقواس، ثم وضعها في الرسالة وإرسالها:

Subject: Interested In Your Product

(Hi There) – (Hi….) – (Dear Sir/Madam

Good Morning) – (Good Day) , am writing on behalf of Silk Line International ltd. Specialized in Import and Export services, located in Egypt

- إعلان -

We have been looking at your company profile and we are interested in making business with you regarding your product…..therefore we looking at receiving a detailed quotation with your best price, Specifications are… Quantity is…. FOB, to….port

Looking forward to hearing from you soon, and hope to establish a long term business relationship with your esteemed company

Regards,

Sender’s name

General Manager – Company Name

- إعلان -

Address: Company Address

website: www.website.com

Phone no. 012345678

خلاصة الأمر أن البريد الإلكتروني يعد أحد أهم وسائل التواصل، ويمكن من خلاله إقامة علاقة فعالة ومتينة علي أسس الإحترام والتقدير بين البائع أو المشتري.

فالكلام له تأثير سحري، ويمكن بمجرد كلمات حل أي مشكلة تواجه أي طرف من الأطراف، ولابد أن يكون الخطاب بطريقة مهذبة ومنسقة ومختصرة سواءً كان الراسل هو البائع أو المشتري.

- إعلان -

مواضيع ذات صلة

63 تعليق

إترك تعليقاً

من فضلك ادخل تعليقك
من فضلك آدخل إسمك هنا

مقالات قد تهمك

كل ما تود معرفته عن البورصة وطريقة إدراج الشركات فيها

البورصة مصطلح إقتصادي قلما يجهله أحد، وقلما نجد مستثمراً لم يستثمر في البورصة أو على الأقل لم يدر بخاطره الإستثمار فيها كونها أحد مجالات...

أفضل خمس تطبيقات لمعالجة وتعديل الصور بهاتفك الذكي

تطورت كاميرات الهواتف الحالية لدرجة أنها أصبحت تقارن بكاميرات (DSLR) الإحترافية التي يتجاوز سعرها حاجز الـ٧٠٠٠ دولار. وهذا ما دفع بعض المحترفين عبر اليوتيوب...